- lad andre end direktøren deltage i bestyrelsesmøderne!
I kølvandet på den samfunds- og erhvervsøkonomiske krise og IT Factory skandalen er der kommet meget fokus på bestyrelsens opgaver og ansvar. Spørgsmålet ”Hvordan kan en bestyrelse bedst muligt forvalte sit ansvar og gardere sig mod skjulte risici?” diskuteres i bestyrelseskredse.
Selv om virksomhedens strategiske udvikling er den væsentligste opgave for bestyrelsen og den daglige ledelse, så er kontrolopgaven jf. aktieselskabsloven og risikostyring naturligvis også særdeles væsentlig.
Hvordan håndterer bestyrelsen ansvaret for at alle relevante informationer og risikoelementer bliver behandlet på bestyrelsesmøderne? Formanden for Bestyrelsesadvokater har for nylig udtalt, at hvis bestyrelser sikres lovmæssig ret til årlige møder med revisorerne uden at have direktørens øjne i nakken, vil svindelnumre kunne tages i opløbet.
Jeg er bestyrelsesmedlem i en virksomhed, hvor vi praktiserer dette som en del af risikostyringen. Men det er min klare overbevisning, at revisionen ikke altid kan sikre bestyrelsen mod, at bestyrelsen misinformeres eller ikke får hele sandheden fra direktøren.
Det er meget bedre, at bestyrelsen på bestyrelsesmøderne har temaer, der i løbet af året dækker virksomhedens aktivitets- og ansvarsområder. Lad den tema-ansvarlige funktions- eller områdechef deltage i det pågældende bestyrelsesmøde og fremlægge en situationsanalyse, vision og strategiske betragtninger for sit ansvarsområde, som kan give anledning til spørgsmål og en konstruktiv dialog mellem den daglige ledelse og bestyrelsen. Dermed får bestyrelsen bedre indsigt, og bestyrelsen kan bedre gardere sig mod risikoområder og mod utilstrækkelig information om virksomhedens situation og strategiske udfordringer.
Jeg har også gode erfaringer med, at lederniveauet under den administrerende direktør deltager i bestyrelsesmøderne. Dette giver mulighed for flere og bedre nuancer i rapporteringen og drøftelserne af de forskellige emner.
Mine kolleger i bestyrelsesnetværket ASNET eller andre virksomhedsledere er måske ikke enig i mine synspunkter. I så fald lad os berige hinanden med kommentarer.
31. januar 2009 kl. 11:44
Hej Poul
Jeg har med stor interesse læst dine bemærkninger om, at have mellemledere med til bestyrelsesmøderne.
Jeg er enig med dig, at bestyrelsen har et ansvar også et stor ansvar for, at afdækning af eventuelt “urent trav” i en virksomhed.
Men at det skal føre til, at mellemlederne skal deltage i bestyrelsesmøderne mener jeg er en farlig vej, at betræde.
Jeg synes, at din betragtningsvinkel lægger op til, at de (mellemlederne) skal deltage for at sikre, at direktøren ikke fylder bestyrelsen med forkerte oplysninger - altså en form for sladrehank.
Det er efter min opfattelse en umulig opgave og jeg tror blot man opnår endnu større splittelse og magtkampe i organisationen.
Mellemlederne vil komme til, at stå i en ubehagelig dobbeltrolle, hvor de enten skal være sladrehank eller dække over og dermed måske legaliserer noget alternativt direkte eller indirekte blive en del af det.
Jeg mener man skal gå en anden vej når vi taler den kontrolopgave som bestyrelsen jo også har.
Man skal sikre en åben og ærlig dialog i et konstruktivt tillidsforhold til direktøren, netop fordi det kun er gennem dialogen og det positive syn, at man kan sikre virksomheden rette vej - det sagt uden, at komme til at lyde alt for frelst - det er ikke meningen.
Omvendt vil jeg give dig ret i, at mellemlederne bør og måske skal deltage når strategiske emner som direkte berører deres område skal drøftes - her vil deres deltagelse absolut være på sin plads - her er der jo også en ledelsesmæssig opgave i, at de deltager netop for, at deres ekspertice på området kommer frem og deres synspunkter kan være værdifuld input til den samlede strategiproces men det er en helt anden sag.
Ellers tak for dit synspunkt.
31. januar 2009 kl. 20:04
Nedenstående kommentar er skrevet anonymt (dog med pseudonymet “Ærlig”) og med angivelse af falsk e-mail-adresse (aerlig@talt.dk), hvilket jeg (Poul Foss Michelsen) finder uetisk - især hvis der er tale om et professionelt bestyrelsesmedlem. Derfor vil jeg ikke give kommentar til personen “Ærlig”s kommentar nedenfor.
… en direktør, der ikke kan finde smutveje ift. et givent kontrolsystem, er nok ikke værd at beholde.
Jeg tror til gengæld, at en del af problemet er, at mange “professionelle” bestyrelsesmedlemmer simpelthen ikke er skarpe nok - eller måske har tidens tand slebet skarpheden væk.
De er derfor endnu nemmere ofrer for manipulatorerne på direktionsniveau - og de er ude af stand til at syreteste direktionens meldinger, fordi de ikke kan google og søge og bearbejde information på egen hånd.
Usikre bestyrelsesmedlemmer fører til et ønske om at tale med alle i organisationen. En skrue uden ende. Man kunne også bestikke rengøringsdamen til at rode i direktionens skraldespand?
Hvad med at starte med at blive et skarpere og mere velforberedt bestyrelsesmedlem?
1. februar 2009 kl. 12:03
Hej Per
Tak for din kommentar ovenfor. Jeg er helt enig i at “Man skal sikre en åben og ærlig dialog i et konstruktivt tillidsforhold til direktøren”.
Jeg har positive erfaringer fra flere bestyrelser, hvor vi konsekvent eller ad hoc har niveuaet under den adm. direktør med til bestyrelsesmøderne. Der kommer mellemlederne ikke til “at stå i en ubehagelig dobbeltrolle”. Den daglige ledelse bør være karakteriseret ved et teamwork, og så er der eller bliver der jo ikke tale om “splittelse og magtkampe i organisationen”, som du skriver.
Venlig hilsen
Poul
2. februar 2009 kl. 09:28
Jeg synes helt klart det er væsentligt at få en debat omkring hvordan man optimerer bestyrelsesarbejdet.
Der er mange gode betragtninger i dit indlæg Poul og jeg kan oplyse at jeg selv i mange år regelmæssigt har inviteret afdelingsledere til at deltage i bestyrelsesmøderne.Det kan være salgschefen som giver indlæg om hvordan han aktuelt ser markedet, det aktuelle
Det er en sikker win-win situation for alle, fordi det giver bestyrelsen direkte informationer og mulighed både for at stille spørgsmål men ikke mindre væsentligt, også at få et indtryk af salgschefen. Direktøren som typisk er meget i ilden på et bestyrelsesmøde bliver aflastet lidt på dette punkt og salgschefen bliver faktisk ekstra motiveret ved at komme i dialog med bestyrelsen.
Til gengæld synes jeg ikke om ideen med møder mellem bestyrelsen og revisionsfirmaet, det ville jeg personligt opfatte som ubehageligt og mistænkeliggørende. Og så findes det officielle værktøj til at afdække sådanne forhold jo allerede - nemlig revisionsprotokollen.
Med venlig hilsen
Stig René
Ejerleder gennem 20 år
2. februar 2009 kl. 09:30
Jeg synes helt klart det er væsentligt at få en debat omkring hvordan man optimerer bestyrelsesarbejdet.
Der er mange gode betragtninger i dit indlæg Poul og jeg kan oplyse at jeg selv i mange år regelmæssigt har inviteret afdelingsledere til at deltage i bestyrelsesmøderne.Det kan være salgschefen som giver indlæg om hvordan han aktuelt ser markedet, det aktuelle aktivitetsniveau og konkurrencesituationen.
Det er en sikker win-win situation for alle, fordi det giver bestyrelsen direkte informationer og mulighed både for at stille spørgsmål men ikke mindre væsentligt, også at få et indtryk af salgschefen. Direktøren som typisk er meget i ilden på et bestyrelsesmøde bliver aflastet lidt på dette punkt og salgschefen bliver faktisk ekstra motiveret ved at komme i dialog med bestyrelsen.
Til gengæld synes jeg ikke om ideen med møder mellem bestyrelsen og revisionsfirmaet, det ville jeg personligt opfatte som ubehageligt og mistænkeliggørende. Og så findes det officielle værktøj til at afdække sådanne forhold jo allerede - nemlig revisionsprotokollen.
Med venlig hilsen
Stig René
Ejerleder gennem 20 år
2. februar 2009 kl. 09:31
Jeg har selv gode erfaringer fra en bestyrelse, hvor lederne i niveauet under den administrerende direktør deltog i bestyrelsesmøderne.
Jeg mener ikke at det primære formål med at mellemlederne deltager i bestyrelsesmøderne er at afsløre “urent trav” fra den administrerende direktørs side. Formålet må være at de bidrager med faglig ekspertise, visioner og detaljeret viden om deres respektive områder, så bestyrelsens grundlag for at træffe de rigtige strategiske beslutninger bliver så godt som muligt.
At denne mere detaljerede indsigt i virksomhedens forhold så indirekte forbedrer bestyrelsens mulighed for at gennemskue mangelfulde eller ligefrem forkerte informationer eller vurderinger fra direktøren er kun en ekstra fordel, men et egentligt kontrolapparat bør hellere sættes op med f.eks. revisor. Ellers risikerer man at hensynet til kontrol ødelægger tilliden imellem de forskellige lag i ledelses-hierakiet og dermed bestyrelsens muligheder for sammen med ledelsen at lægge de rigtige, fremadrettede strategier.
Venlig hilsen
Lars Stahl Rasmussen
3. februar 2009 kl. 12:26
Tak for din kommentar Stig. Det glæder mig, at vi er enige langt hen ad vejen. Jeg oplever det også som en “win-win situation for alle”, at 2 niveauer i den daglige ledelse deltager i bestyrelsesmøder (både i alle møder og ad hoc).
Bestyrelsens møde med revisionen (uden den daglige ledelse) i forbindelse med årsrapporten oplever jeg ikke som “ubehageligt og mistænkeliggørende”. Det har været en naturlig del af bestyrelsens kontrolopgave gennem mange år (også før min tid i den pågældende bestyrelse).
Venlig hilsen
Poul
3. februar 2009 kl. 12:37
Tak Lars Stahl Rasmussen for din kommentar. Jeg vil understrege min enighed i, at det primære formål med at mellemlederne deltager i bestyrelsesmøderne IKKE er at afsløre “urent trav” fra den administrerende direktørs side.
Også enig i at hensynet til kontrol ikke må ødelægge tilliden imellem bestyrelse og den daglige ledelse eller i det daglige ledelsesteam.
Ved en senere lejlighed kan vi måske finde divergerende synspunkter. Divergens fremmer normalt en god debat.
Tak og venlig hilsen
Poul
5. februar 2009 kl. 11:54
Betragtningen om at lade funktionsledere på mellemniveauet deltage i en del af bestyrelsesmødet er helt rigtig. Den sammentømrede ledergruppe med den delegerende direktør i spidsen MÅ evne at se fordelene ved at lade sine nærmeste deltage med de spidskompetencer og den viden de nu besidder. Det underminerer ikke bestyrelsens arbejde og er absolut ikke et spørgsmål om manglende evner hos den siddende bestyrelse, at de ønsker at lade flere bidrage fra organisationen. Tværtimod. Det fremmer nok nærmere dialogen, forståelsen og kompetencen og ikke lade tro, at direktøren er altfavnende. Men det kræver naturligvis at direktøren “forstår” værdien af at lade sine nærmeste bidrage for at det giver værdi og mening for deltagerne.
6. februar 2009 kl. 08:17
Carsten, tak for dine synspunkter, som på udmærket vis uddyber mine holdninger.
Venlig hilsen
Poul